Передача бухгалтерии на аутсорсинг — удобный способ доверить профессионалам расчет налогов и налоговую отчетность и сосредоточиться на ведении бизнеса. Вы экономите на налогах, отчислениях в соцстрах и зарплате, не вдаетесь в тонкости бухгалтерского учета и в то же время получаете полноценное ведение бухгалтерии. Штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе — после прочтения нашей статьи вам будет проще сделать выбор.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Бухгалтерский аутсорсинг — это передача функций штатного бухгалтера, частному специалисту или специализирующейся на бухгалтерских задачах компании.
Аутсорсинг дословно переводится как внешний ресурс (от английского out и source) и действительно позволяет компаниям привлечь для решения бухгалтерских задач специалистов извне.
При этом индивидуальным предпринимателям, работающим самостоятельно, не придется погружаться в тонкости законодательства, ведения бухгалтерии и бухгалтерской отчетности — всё это с успехом сделает аутсорсинговая компания. Более крупные организации так же смогут сэкономить на содержании штата бухгалтеров и снять с себя головную боль, связанную с проводками, расчетом налогов и заработной платы и пр.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга уже давно оценили в странах запада: в США аутсорсом бухгалтерии пользуется около 90% малого и среднего бизнеса, в европейских странах к услугам аутсорсинговых компаний прибегает свыше 85% бизнесменов. В нашей стране предпринимателей, передавших свою бухгалтерию на аутсорс, гораздо меньше, но и история российского рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг намного меньше. На законодательном уровне бизнесу разрешили передавать бухгалтерский учет на аутсорсинг только в 2016 году с принятием поправок в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» (402-ФЗ). Передача функций штатного бухгалтера третьим лицам регулируется частью 3 статьи 7.
По количеству выполняемых услуг и мере вовлеченности внештатных специалистов передача функций штатного бухгалтера на аутсорс можно выделить три вида.
- Бухгалтерское консультирование.
В этом случае предприниматель или ответственный сотрудник юрлица, просто уточняет, как провести ту или иную операцию, рассчитать налог или заполнить декларацию, если у него возникают вопросы. - Выборочный бухгалтерский аутсорсинг.
Здесь внештатный бухгалтер выполняет часть функций, например, занимается отчетностью, в то время как проводку текущих операций берет на себя специалист внутри компании. - Полный аутсорсинг бухгалтерии.
При таком виде аутсорсинга весь спектр работ бухгалтерии доверяют бухгалтеру на аутсорсе, не задействуя штат компании.
Если ориентироваться на функции, которые выполняет бухгалтер на аутсорсе, то можно выделить следующую классификацию:
- расчет заработной платы и делопроизводство по кадровым вопросам;
- обработка первичной документации и проводка кассовых операций;
- ведение авансовых отчетов и расчеты с контрагентами;
- оформление операций, связанных с экспортом и импортом.
Бухгалтерское консультирование
Услуги консультативного типа могут понадобиться, в нескольких ситуациях:
- когда ИП самостоятельно ведет всю бизнес-деятельность, включая бухгалтерию;
- если в компании один бухгалтер, которому нужно закрывать весь спектр задач;
- в случае столкновения со специфическими ситуациями, сложными вопросами и не состыковками.
Прибегнуть к помощи специалистов на аутсорсинге можно или в рабочее время, или в режиме 24/7 в зависимости от условий договора. Консультации могут быть письменными — в мессенджере или чате специального приложения, или устными — по телефону или в онлайн конференции.
Выборочный аутсорсинг
Если какие-то операции занимают много времени и трудоемки для штатного бухгалтера, какой-то из участков вполне можно передать на аутсорсинг бухгалтерии. Это высвободит время бухгалтера или предпринимателя, на более приоритетные задачи, соответствующие бизнес-целям, а рутинную или трудоемкую работу — например, начисление и выплату зарплаты, выполнят внешние специалисты. К выборочному аутсорсингу можно прибегнуть и для решения более сложных, нестандартных вопросов. Или обращаться только для самых ответственных задач — таких как начисление налогов или ведение отчетности. Перечень участков, передаваемых на аутсорсинг, включает все разнообразие бухгалтерских задач от обработки первички до проведения экспортно-импортных операций.
Полный аутсорсинг
При полном переводе бухгалтерии на аутсорсинг аутсорсинговая бухгалтерия забирает все участки, получает доступ к клиент-банку для подготовки платежных поручений, обрабатывает и хранит всю первичную документацию, рассчитывает зарплату, налоги и взносы и подготавливает отчетность. Штатный бухгалтер при таком подходе не нужен вовсе. В дополнение к стандартным услугам, входящим в комплекс, можно заказать выполнение специфических функций. Это может быть оговорено в договоре. Кроме того, при полном аутсорсинге провайдеры предлагают клиентам пакеты услуг с разным наполнением, включая наборы дополнительных функций.
Стоимость аутсорсингого обслуживания бухгалтерских нужд компании зависит от нескольких факторов:
- от объема платежей и переводов, которые проводит компания;
- от штата сотрудников (на зарплатных участках);
- от отрасли, в которой работает бизнес;
- от вида бухгалтерского аутсорсинга;
- от выбранного налогового режима;
- от оборотов компании.
Как правило, базовый пакет для компаний на упрощенке, включает расчет налогов, ведение отчетности, подготовку нулевой декларации и консультации в чате. К ним при необходимости можно добавить ведение эквайринга, агентские соглашения, сопровождение кассы, операции в валюте и пр.
Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг
Рассматривая преимущества аутсорсинга бухгалтерии, мы будем рассматривать вариант, когда компании обращаются за помощью в специализированные компании, а не к частному бухгалтеру, ведущему на удаленке несколько компаний.
- Эффективная работа команды профессионалов.
Компании, занимающиеся ведением клиентской бухгалтерии, имеют целый штат профессионалов, специализирующихся на конкретной области: на казначейских операциях, расчете зарплаты, на проведении аудита, а также выполняющие функции главного бухгалтера. На всех этапах работы проходит внутренняя проверка, что значительно снижает риск ошибок, а, следовательно, и штрафов, по сравнению с тем, когда все эти функции выполняет один штатный бухгалтер, который может отвлечься, ошибиться или попросту недоразобраться в отдельных нюансах. - Не возникает проблем с кадрами.
Обращаясь в аутсорсинговую компанию, бизнес снимает с себя риски, что бухгалтер уйдет на больничный в отчетный период, отправится в отпуск или в декрет, оставив отчетность недоделанной. В аусорсинговых компаниях большой штат специалистов и вероятность того, что задача останется нерешенной исключается. - Снижение расходов.
Нанимая сотрудника в штат, приходится оплачивать его рабочее время, независимо от того насколько он загружен в тот или иной период. Например, у бизнеса может быть сезонное затишье, и в случае привлечения аутсорсинговой компании, он не будет нести расходов, так не заказывает никаких услуг, а штатный сотрудник будет получать свою зарплату. Кроме того, ему нужно оплачивать больничный и отпускные, платить взносы в ПФР. - Оптимизация налогообложения.
Налоговая оптимизация (оптимизация налогообложения; англ. tax avoidance) — деятельность налогоплательщика, направленная на снижение налоговых платежей и приводящая к увеличению финансового результата, включающая в себя использование всех предоставленных действующим законодательством налоговых льгот, налоговых освобождений и других законных преимуществ. Наши сотрудники определяют задачи оптимизации налогообложения: формируют оптимальную налоговую политику; определяют оптимальные условия для формирования налоговой базы для всех налогов предприятия; разрабатывают мероприятия по улучшению налоговой платежеспособности предприятия. Налоговая оптимизация осуществляется в рамках налогового планирования, что обеспечивает целенаправленность налоговой оптимизации и согласованность налоговых показателей.